Un supervisor recorre cuatro puestos en una noche y en cada uno recibe una planilla distinta: algunas sin fecha, otras con letra ilegible, una que "se mojó" y otra que nunca llegó a la oficina. Al día siguiente, el cliente pide evidencia de una revista y toca armar el rompecabezas a mano.
Ese es el problema que resuelve el módulo de Formularios de Rondas: llevar sus planillas, listas de chequeo e informes de papel a la aplicación móvil, con evidencia y trazabilidad.
¿Qué son los Formularios de Rondas y cómo funcionan?
Es un constructor de formularios que usted diseña desde el portal web, sin programar, y que sus vigilantes y supervisores diligencian desde la app móvil. Funciona en tres pasos:
- Diseñe. Arme el formulario arrastrando campos: texto corto o largo, número, fecha, hora, selección única o múltiple, lista desplegable, Sí/No, escala de valoración, fotografía, firma y ubicación GPS. Mientras lo construye, ve en vivo cómo se verá en el celular.
- Publique. Cada publicación genera una versión. Si mañana cambia una pregunta, las respuestas anteriores conservan la versión con la que se diligenciaron, así su historial nunca se descuadra.
- Recolecte. La app descarga el formulario y envía las respuestas, incluso si el puesto no tiene señal: se guardan en el teléfono y se sincronizan solas cuando vuelve la conexión.
Dos funciones marcan la diferencia en la operación diaria:
- Formularios por rol. Usted decide para quién es cada formulario: solo vigilantes, solo supervisores, varios roles o todos. Cada persona ve únicamente lo que le corresponde y la lista de la app no se llena de opciones que no usa.
- Lógica condicional. Una pregunta puede aparecer solo si se respondió algo específico. Si el vigilante marca "Sí" en "¿Hubo novedades?", se despliegan los campos para describirla y adjuntar fotos; si marca "No", el formulario sigue sin estorbar.
Planilla de papel frente a formulario digital
El papel funciona hasta que hay que buscar, comprobar o demostrar algo. Esta es la diferencia en la práctica:
| Planilla de papel | Formularios de Rondas |
|---|---|
| Legibilidad según la letra | Siempre legible |
| Anexos sueltos como evidencia | Fotos, firma y ubicación GPS en el mismo registro |
| Cambiar el formato exige reimprimir y repartir | Se publica una nueva versión |
| Sin señal se pierde o se daña | Se guarda en el teléfono y sincroniza después |
| Buscar entre carpetas | Filtros por fecha, usuario y texto en el portal |
| Contar a mano para analizar | Reportes por campo y exportación a CSV |
| Lo ve quien tenga la hoja | Formularios asignados por rol |
Casos de uso en una empresa de vigilancia
- Inspección de puesto. El supervisor diligencia una lista de verificación con campos Sí/No y escala de valoración, adjunta fotos de lo que encuentre y cierra con su firma. Queda todo en un solo registro con la ubicación de donde se hizo.
- Entrega y recibo de turno. El vigilante que sale y el que entra confirman el estado del puesto, los elementos recibidos y las novedades, sin depender de una hoja que se pierde.
- Revisión de dotación o equipos. Un formulario solo para vigilantes con selección múltiple de elementos revisados y un campo de observaciones.
- Visita a un cliente o condominio. Un formulario para supervisores o coordinadores, con escala de satisfacción y firma de quien atiende.
Cada respuesta se consulta después en el portal con su detalle completo: quién la envió, desde qué dispositivo, las fotos, la firma y un mapa con la ubicación. Con los reportes por campo usted ve de un vistazo cuántas veces apareció una novedad o cómo se distribuyeron las calificaciones.
Cómo empezar sin complicarse
Empiece con un solo formulario: el que hoy más tiempo le consume en papel. Diséñelo corto, asígnelo al rol que lo diligencia y pruébelo una semana en un puesto. Revise las respuestas en el portal, ajuste lo que haga falta y publique la nueva versión. Cuando el equipo lo domine, replique el modelo con los demás formatos.
Un consejo práctico: marque como obligatorios solo los campos que de verdad necesita. Un formulario de diez preguntas bien pensadas se diligencia; uno de treinta se abandona.
Cuánto cuesta
El módulo de Formularios tiene una suscripción de $35.000 COP al mes, con uso ilimitado para toda la empresa.
¿Quiere ver los Formularios con sus propios formatos?
Le mostramos cómo llevar sus planillas de papel a Rondas, sin compromiso.